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Geplante Termine

Wenn Ihre Organisation patientenseitige Selbstbuchung aktiviert hat, wählen Patienten ihren Termin direkt auf einer gehosteten Buchungsseite. Der Termin landet in Ihrem Kalender, sobald sie ihn bestätigen. Diese Seite erklärt, wie geplante Termine aus Ihrer Sicht funktionieren.

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Wie ein Termin in Ihrem Kalender landet

  1. Der Patient kommt über die gehostete Buchungsseite (verlinkt von der Partnerseite) und wählt einen Slot in einem Ihrer veröffentlichten Verfügbarkeitsfenster.
  2. Der Slot wird kurzzeitig (typisch 15 Minuten) gehalten, während der Patient den Buchungsflow abschließt.
  3. Der Patient bestätigt. Der Termin wechselt in den Status confirmed und ist für Sie reserviert.
  4. Bestätigt der Patient nicht rechtzeitig, läuft der Hold ab und der Slot wird wieder buchbar.

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Wo Sie Ihre Termine sehen

Über den Eintrag Termine in der Seitenleiste sehen Sie alle für Sie geplanten Termine. Der Standardview zeigt Ihre anstehenden bestätigten Termine; Sie können nach Status (bestätigt, storniert, abgelaufen, abgeschlossen, nicht erschienen) oder Zeitraum filtern, um die Historie zu durchsuchen. Slots, die ein Patient gerade erst bucht, werden nie angezeigt — nur bestätigte Termine landen in Ihrer Liste. Jede Zeile hat eine Verknüpfung Patient öffnen, die direkt zur Patientenakte springt. Die Patientenakte enthält außerdem eine Karte Geplante Termine, über die Sie die Terminhistorie dieses Patienten prüfen und ein Ergebnis erfassen können, ohne die Detailseite zu verlassen. Über die Tabellenköpfe können Sie nach Termintyp, Status, Startzeit oder Endzeit sortieren. Ihr Start-Dashboard zeigt zudem eine Karte Heutige Termine mit den heute noch anstehenden Terminen. Bestätigte Termine auf dieser Karte haben eine Aktion Beitreten, und die obere Leiste zeigt einen Countdown bis zu Ihrem nächsten Termin — ein Klick darauf öffnet den jeweiligen Patienten.

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Dem Videocall beitreten

Jeder geplante Termin verweist auf einen persistenten Meeting-Raum, der Ihnen zugeordnet ist. Sie landen immer im selben Raum für denselben Patienten am selben Tag, unabhängig vom genutzten Buchungsflow.
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Meeting-Raum öffnen

Nutzen Sie den Eintrag Meeting in der Seitenleiste, um Ihren persistenten Raum zu öffnen. Den Eintrag Termine können Sie parallel verwenden, um zu sehen, wer als nächstes ansteht.
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Call beitreten

Klicken Sie auf “Beitreten”. Ihr Browser fragt Kamera- und Mikrofonzugriff an.
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Auf den Patienten warten

Der Patient tritt über seinen eigenen Join-Link bei. Ist er noch nicht da, sehen Sie den Warteraum.

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Join-Fenster

Sie können den Raum 10 Minuten vor Terminbeginn bis 60 Minuten nach dem geplanten Ende öffnen. Außerhalb dieses Fensters ist der Join deaktiviert. Damit sind die üblichen Fälle abgedeckt:
  • Patient kommt früh → Sie treten früh bei und warten.
  • Sprechstunde dauert länger → Sie bleiben über das geplante Ende hinaus im Raum.
  • Patient ist bis zu eine Stunde verspätet → Sie können den Termin trotzdem halten.
Bei längeren Verzögerungen bitten Sie den Patienten um eine Umbuchung oder klären mit dem Support.

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Stornierungen

Sie können einen Termin von der Detailseite stornieren, wenn die Sprechstunde nicht stattfinden kann (Sie nicht verfügbar, Patient bittet um Storno, etc.). Ein Grund ist Pflicht, damit Support und Patient den Vorgang nachvollziehen können. Storniert der Patient selbst, wechselt der Termin in den Status cancelled und verschwindet aus Ihrer aktiven Liste.

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Ergebnis erfassen

Nach einer Sprechstunde erfassen Sie das Ergebnis, damit der Termin nicht offen bleibt. Wenn Sie den Videoanruf verlassen, werden Sie aufgefordert, den Termin als Abgeschlossen oder Nicht erschienen zu markieren und optionale Notizen hinzuzufügen. Die Notizen werden im Besprechungsverlauf des Patienten gespeichert; markieren Sie eine Notiz als intern, damit sie nicht mit dem Patienten geteilt wird. Wenn Sie die Aufforderung überspringen oder das Anruffenster schließen, ohne den Anruf sauber zu verlassen, behält der Termin in Ihrer Terminliste die Kennzeichnung Ergebnis erforderlich mit einer Aktion Ergebnis erfassen, sodass Sie es später setzen können. Sie können ein bereits erfasstes Ergebnis auch korrigieren (z. B. ein Nichterscheinen zurück auf abgeschlossen ändern). Verwenden Sie Nicht erschienen, wenn der Patient innerhalb des Join-Fensters nicht beitritt — das wird für Abrechnung und Reporting genutzt und ist von einer Stornierung getrennt.

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Verfügbarkeitsfenster

Ihre buchbaren Zeiten finden Sie unter Verfügbarkeit in der Seitenleiste. Jedes Fenster ist ein wiederkehrender Wochen-Slot (z. B. Montag 09:00 – 11:00), in dem Patienten Sie buchen können. Aus der Verfügbarkeitsseite können Sie:
  • Ein Fenster hinzufügen. Wählen Sie Tag, Beginn und Ende (als Uhrzeit, z. B. 09:00) und optional einen Puffer zwischen aufeinanderfolgenden Slots.
  • Ein Fenster bearbeiten. Zeiten ändern oder vorübergehend deaktivieren, ohne zu löschen.
  • Ein Fenster entfernen. Löscht die Regel weich; Patienten sehen die Slots in diesem Block nicht mehr.
Gültigkeitszeiträume (valid_from / valid_until) lassen sich nutzen, wenn eine Regel nur in einem bestimmten Zeitraum gelten soll; melden Sie sich beim Support, wenn Sie dabei Hilfe benötigen.

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Datumsausnahmen (bestimmte Tage)

Wiederkehrende Fenster decken Ihre normale Woche ab, aber manche Tage weichen ab. Unter Termine an bestimmten Tagen auf derselben Verfügbarkeitsseite können Sie ein einzelnes Kalenderdatum überschreiben, ohne Ihre Wochenregeln zu ändern:
  • Individuelle Zeiten für ein Datum. Wählen Sie das Datum und legen Sie Beginn/Ende (und optional einen Puffer) fest. An diesem Tag sind nur diese Zeiten buchbar — Ihre wiederkehrenden Fenster für diesen Wochentag werden ignoriert.
  • Einen freien Tag markieren. Wählen Sie das Datum und aktivieren Sie Freier Tag. Dieses Datum ist dann vollständig nicht verfügbar, auch wenn normalerweise ein wiederkehrendes Fenster gilt.
  • Eine Ausnahme bearbeiten oder entfernen. Beim Entfernen gilt für das Datum wieder Ihre wiederkehrende Verfügbarkeit.
Sie können einem Datum mehrere Fenster hinzufügen (z. B. einen Vormittags- und einen Nachmittagsblock), indem Sie zwei Ausnahmen für dieses Datum anlegen.

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Häufige Fragen

Slots, die ein Patient gerade bucht, werden kurzzeitig gehalten (Status held) und in Ihren Terminen nie angezeigt. Sobald der Patient bestätigt, erscheint der Termin als confirmed. Bei Nicht-Bestätigung läuft der Hold ab und der Slot ist wieder frei.
Der Hold-+-Confirm-Flow verhindert das im Normalbetrieb. Sollte es trotzdem auftreten, kontaktieren Sie den Support — einer der Patienten kann umgebucht werden, ohne die Buchungshistorie zu verlieren.
Ja — der Stornogrund wird auf der Termin-Detailseite angezeigt.

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