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Bestellungen bearbeiten

Bestellungen werden zur Ausführung an eine Apotheke weitergeleitet, sobald sie zur Vorbereitung bereit sind. Bei den meisten Bestellungen geschieht dies, wenn ein Arzt ein Rezept unterschreibt. Bestellungen, die nur rezeptfreie (OTC) Produkte enthalten — Artikel, die kein Rezept erfordern — werden auf demselben Weg an eine Apotheke weitergeleitet, jedoch ohne ärztliche Prüfung. Diese Seite erklärt, wie Sie Bestellungen vom Eingang in Ihrer Warteschlange bis zum Abschluss bearbeiten.

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Eingehende Bestellungen einsehen

Neue Bestellungen erscheinen in Ihrem Dashboard und im Bereich Rezepte. Jede Bestellung enthält:
  • Patienteninformationen — Name und Lieferadresse des Patienten.
  • Verschriebene Medikamente — Die angeforderten Produkte und Mengen.
  • Rezeptdetails — Das unterschriebene Rezept, das der Bestellung zugeordnet ist.
  • Lieferart — Ob die Bestellung per Versand oder zur Abholung in der Apotheke bestimmt ist.
Manche Bestellungen enthalten nur rezeptfreie (OTC) Produkte und haben kein Rezept beigefügt — es war kein Arzt beteiligt, und es gibt keine Rezeptdatei zum Prüfen oder Herunterladen. Diese Bestellungen enthalten weiterhin Patienteninformationen, angeforderte Produkte und Mengen sowie die Lieferart.

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Bestellstatus

Bestellungen durchlaufen eine Reihe von Status, während Sie sie bearbeiten. Hier ist die Bedeutung der einzelnen Status aus Ihrer Perspektive:

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Eine Bestellung bearbeiten

1

Bestellung prüfen

Öffnen Sie die Bestellung, um das verschriebene Medikament, die Patientendetails und das Rezept einzusehen. Überprüfen Sie, ob Sie die benötigten Produkte auf Lager haben.
2

Bestellung annehmen

Sobald Sie die Lagerverfügbarkeit bestätigt haben, nehmen Sie die Bestellung an. Dadurch wird die Bestellung auf „In Bearbeitung” gesetzt und das System weiß, dass Sie daran arbeiten.
3

Medikament vorbereiten

Kommissionieren Sie die Produkte aus Ihrem Bestand, überprüfen Sie sie anhand des Rezepts und verpacken Sie sie für den Versand oder die Abholung.
4

Bestellung abschließen

Sobald die Bestellung verpackt und bereit ist, aktualisieren Sie den Status. Bei Versand wählen Sie den Versanddienstleister aus, tragen den Tracking-Link im Abschlussdialog ein, prüfen die Sendungsdetails in der Bestellung und übergeben das Paket an Ihren Versanddienstleister. Bei Abholung halten Sie die Bestellung an der Theke bereit.

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Umgang mit stornierten Bestellungen

Bestellungen können in verschiedenen Phasen storniert werden. Wenn eine Bestellung storniert wird:
  • Bevor Sie mit der Bearbeitung beginnen — Nehmen Sie die Stornierung einfach zur Kenntnis. Es ist keine weitere Aktion erforderlich.
  • Während der Vorbereitung — Stoppen Sie die Bearbeitung, legen Sie kommissionierte Artikel zurück ins Lager und aktualisieren Sie den Bestellstatus.
  • Nach dem Versand — Wenden Sie sich an das Support-Team für Hinweise zum Umgang mit Retouren.
Überprüfen Sie immer den Bestellstatus vor dem Versand. Eine Bestellung könnte zwischen dem Zeitpunkt, zu dem Sie mit der Vorbereitung begonnen haben, und dem Zeitpunkt, zu dem Sie versandbereit sind, storniert worden sein.

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Zahlungsstatus

Jede Bestellung zeigt einen Zahlungsstatus-Badge in der Rezepttabelle an:
  • Bezahlt (grün) — Die Bestellung enthält ein physisches Rezept, was bedeutet, dass der Patient das Medikament bereits bezahlt hat.
  • Unbezahlt (gelb) — Die Bestellung enthält nur digitale Rezepte, was bedeutet, dass die Zahlung noch nicht eingezogen wurde.
Nutzen Sie diese Information, um schnell zu erkennen, welche Bestellungen vor der Übergabe eine Zahlungsabwicklung erfordern.
Rezeptfreie (OTC) Bestellungen — Bestellungen ohne beigefügtes Rezept — wurden vom Patienten bereits beim Checkout bezahlt, eine gesonderte Zahlungsabwicklung ist daher nicht erforderlich. Da der Zahlungsstatus-Badge auf der Rezeptart basiert, wird eine reine OTC-Bestellung derzeit als Unbezahlt (gelb) angezeigt; betrachten Sie diesen Badge bei OTC-Bestellungen nur als Hinweis und verlangen oder verweigern Sie keine Zahlung auf dieser Grundlage.

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Rezepte herunterladen

Sie können Rezept-PDFs direkt aus der Rezepttabelle herunterladen.

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Einzelner Download

Klicken Sie auf das Download-Symbol neben einer Bestellung, um das Rezept dieser Bestellung als PDF-Datei herunterzuladen.

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Sammel-Download

Um mehrere Rezepte gleichzeitig herunterzuladen:
1

Bestellungen auswählen

Verwenden Sie die Kontrollkästchen in der Rezepttabelle, um die gewünschten Bestellungen auszuwählen. Sie können das Kontrollkästchen in der Kopfzeile verwenden, um alle Bestellungen auf der aktuellen Seite auszuwählen.
2

Herunterladen

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ausgewählte herunterladen”, die in der Symbolleiste erscheint. Dadurch werden alle ausgewählten Rezepte als einzelne ZIP-Datei mit individuellen PDFs heruntergeladen.
Sie können bis zu 100 Bestellungen pro Sammel-Download auswählen. Die ZIP-Datei enthält ein PDF pro Bestellung, benannt nach der eindeutigen Kennung der Bestellung.

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Shop-Bestellnummer im Dateinamen aufnehmen

Standardmäßig werden heruntergeladene Rezeptdateien mit der Kennung der Bestellung benannt. Wenn für Ihre Apotheke der Shop-Bestellname aktiviert ist, können Sie optional die Shop-Bestellnummer in den heruntergeladenen Dateinamen aufnehmen. Aktivieren Sie dies unter Einstellungen — danach werden Einzel- und Sammel-Downloads von Rezepten wie prescription-<shop-bestellnummer>-<bestellreferenz>.pdf benannt. Dies ändert nur den Dateinamen; das Rezept-PDF selbst wird niemals verändert.
Diese Option erscheint in den Einstellungen nur, wenn der Shop-Bestellname für Ihre Apotheke aktiviert ist. Falls Sie sie nicht sehen, wenden Sie sich an Ihren RxScale-Administrator, um zuerst den Shop-Bestellnamen zu aktivieren.

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Tipps für eine effiziente Bestellbearbeitung

  • Bearbeiten Sie Bestellungen zeitnah. Eine schnelle Bearbeitung verbessert die Patientenzufriedenheit und hält den Arbeitsablauf aufrecht.
  • Halten Sie Status aktuell. Eine genaue Statusverfolgung hilft Patienten und dem RxScale-Team, den genauen Stand jeder Bestellung zu kennen.
  • Prüfen Sie den Bestand vor der Annahme. Überprüfen Sie, ob Sie die benötigten Produkte vorrätig haben, bevor Sie eine Bestellung annehmen, um Verzögerungen zu vermeiden.
  • Richten Sie Benachrichtigungen ein. Konfigurieren Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen in den Einstellungen, damit Sie informiert werden, wenn neue Bestellungen eingehen.

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